Реализация взаимодействия информационных систем государственных организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313)

Наш YouTube канал

Взаимодействие реализуется в рамках:

системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),

единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Что такое МЭДО и для чего она нужна?

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,

уведомления - информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

Цель создания и использования МЭДО - повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО - интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.

В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:

все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;

каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);

каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:

для поступающих по МЭДО сообщений - прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки;

для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.

Архитектура МЭДО

Состояние дел и перспективы развития МЭДО

МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015 к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.

Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.

На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации. По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.

В настоящее время МЭДО переходит на качественно новый уровень развития - осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде .

Разработаны и утверждены следующие документы:

Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;

Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р);

Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258).

Указанные документы определяют, что в процессе информационного взаимодействия участники МЭДО будут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. Вид электронной подписи – усиленная квалифицированная электронная подпись.

Взаимодействие осуществляется следующим образом:

Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя;

Отправитель документа формирует графические элементы визуализации регистрационных данных отправляемого документа и его электронной подписи (одной или нескольких) и в виде графических файлов направляет в составе электронного сообщения по МЭДО вместе с координатами, определяющими местоположение этих графических элементов при отображении (визуализации) документа получателем;

Получатель документа проверяет полученный документ на соответствие Требованиям, в т.ч. проверяет электронную подпись (подписи), и либо отказывает в регистрации документа с указанием причины отказа, либо регистрирует документ в своей СЭД. Документ может быть отображен получателем с использованием графических элементов визуализации (либо полученных от отправителя документа, либо сформированных самостоятельно на основе полученных данных) и их координат.

Электронной подписью могут подписываться не только файлы документов, а также, при желании, файлы приложений к документам, при этом требований к формату файлов приложений и формированию отметок об их электронных подписях не предъявляется.

Информационное взаимодействие по МЭДО предусматривает возможность обмена документами и без электронной подписи (как это было ранее).

При этом обмен по МЭДО документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) должен сопровождаться обменом уведомлениями.

Все эти изменения требуют расширения возможностей программных комплексов сопряжения (адаптеров) СЭД всех участников взаимодействия.

Как стать участником МЭДО?

Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р).

Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:

Участие ЭОС в реализации проекта МЭДО

Компания ЭОС, лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти, принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО.

Компания ЭОС выполняет работы по сопряжению с МЭДО своих систем – ДЕЛО, EOS for SharePoint, eDocLib.

Для осуществления нового сопряжения или обновления имеющегося сопряжения (в случае изменения требований к обмену сообщениями через МЭДО) ознакомьтесь с рекомендациями: «Как стать участником МЭДО».

В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:

• Совет Федерации РФ;
• Государственная Дума РФ;
• Счётная палата Российской Федерации;
• Центральный Банк Российской Федерации;
• Генеральная прокуратура Российской Федерации;
• Следственный комитет Российской Федерации;
• Судебный департамент при Верховном суде РФ;
• Центральная избирательная комиссия РФ;
• Министерство юстиции Российской Федерации;
• Министерство культуры Российской Федерации;
• Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков;
• Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка;
• Государственная фельдъегерская служба РФ;
• Аппарат Правительства Калининградской области;
• Аппарат Правительства Липецкой области;
• Аппарат Правительства Ростовской области;
• Аппарат Правительства Ставропольского края;
• Администрация Президента и Правительства Республики Бурятия;
• Администрация Тамбовской области;
• Администрация Новгородской области;
• Администрация Алтайского края;
• Администрация Забайкальского края;
• Администрация Рязанской области;
• Администрация Ненецкого автономного округа.
• Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;
• Федеральное агентство по туризму.

Количество ведомств - пользователей систем ЭОС, входящих в состав участников МЭДО, постоянно растёт.

Функционал, реализуемый в рамках сопряжения с МЭДО

Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:

Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;

Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;

Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;

Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;

Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);

Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;

Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);

Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;

Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.

Для получения подробной информации о функционале модулей сопряжения систем ЭОС с МЭДО обращайтесь .

Справочная информация: Перечень наиболее важных документов по организации информационного взаимодействия органов государственной власти с использованием МЭДО:

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494».

Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

1. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754).

2. Во исполнение Постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».

3. Узел участника МЭДО, а также каналы связи от головного узла МЭДО до узла участника МЭДО.

Д.В. ВОЛОДИН

ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Volodin D.V. Organization problems of interdepartmental exchange of electronic documents

Аннотация / Annotation

В статье анализируются современные тенденции межведомственного информационного взаимодействия, ключевые проблемы и принципы организации межведомственного электронного документооборота (МЭД). Рассматривается практическая реализация данных положений на примере проекта создания системы МЭД для федеральных органов исполнительной власти РФ.

This article is devoted to the analysis of contemporary trends in interdepartmental informational interaction. It is describing key problems and principles of interdepartmental exchange of electronic documents. The Federal «MEDO» project is considered as an example of practical realization.

Ключевые слова / Keywords

Государственная программа «Информационное общество (2011-2020 годы)», межведомственное информационное взаимодействие, межведомственный электронный документооборот (МЭД), Единый портал государственных услуг, Общероссийский государственный информационный центр (ОГИЦ), автоматизированная система управления документами (АСУД).

State Program «The Information Society (2011-2020)», interdepartmental informational interaction, interdepartmental exchange of electronic documents, Integrated state services portal, The All-Russian State Informational Center, electronic record management system (ERMS).

ВОЛОДИН Дмитрий Владимирович - аналитик-консультант направления Microsoft SharePoint, «Электронные Офисные Системы», г. Москва; 8-495-221-24-31 доб. 313, +7-903-261-34-49; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В настоящее время в России в рамках построения «электронного правительства» реализуется сразу несколько крупных государственных проектов. Для специалистов по управлению документами, безусловно, особый интерес представляет проект создания системы межведомственного электронного документооборота для федеральных органов исполнительной власти РФ.

Создание такой системы позволит объединить используемые в различных государственных органах разнородные системы управления документами в единое информационное пространство. Решение подобных задач позволяет выйти на качественно новый уровень применения электронных документов в деятельности государственных органов. В свою очередь, легализация и практическое внедрение электронных форм межведомственного взаимодействия должны привести к серьезным улучшениям в процессах исполнения государственных функций и оказания услуг гражданам и организациям.

Проблемы организации межведомственного информационного взаимодействия имеют важное практическое значение для специалистов отрасли управления документами и архивами. Впервые для федеральных органов исполнительной власти установлено обязательное наличие информационных систем, обеспечивающих создание, обработку и хранение электронных документов ведомства. Сегодня к этому добавляется также возможность электронного обмена документами с другими органами власти путем подключения к системе межведомственного электронного документооборота.

Описываемая проблематика является одним из новых направлений в практике управления документами и практически не отражена в имеющихся публикациях. Исключение составляют отдельные статьи, преимущественно прикладного характера, посвященные ходу реализации федерального проекта «МЭДО», проводимого под эгидой ФСО РФ. Кроме того, в последнее время вопросы межведомственного электронного документооборота достаточно активно обсуждаются в публикациях в профессиональном и научном сообществе, в отраслевых периодических изданиях и на интернет-ресурсах.

В научных журналах данная тема до настоящего времени не рассматривалась, хотя отдельные вопросы долговременного хранения и использования электронных документов были освещены в публикациях журналов «Вестник архивиста» и «Отечественные архивы» .

Тенденции развития межведомственного информационного взаимодействия. В настоящее время на государственном уровне принят целый ряд основополагающих концептуальных документов, в которых поставлена задача формирования в обозримом будущем т.н. «электронного правительства» в Российской Федерации. Под электронным правительством понимается эффективная система межведомственного информационного взаимодействия и предоставления государственных услуг гражданам и организациям на основе использования современных информационных технологий.

В последнее время в области автоматизации документооборота в государственном секторе наблюдается значительный прогресс. Многие министерства и ведомства уже в течение ряда лет используют в своей работе различные автоматизированные системы управления документами (АСУД), выбор которых был основан на характере деятельности ведомства, объеме документооборота, требованиях к его надежности и безопасности, особенностях работы с теми или иными документами. За время использования АСУД были накоплены значительные объемы архивов электронных документов.

Предпринимаются также отдельные шаги в области организации межведомственного информационного взаимодействия. В настоящее время информация достаточно активно передается между органами власти, в том числе и в электронном виде. Отдельные органы исполнительной власти на постоянной основе взаимодействуют друг с другом путем обмена электронными документами, обладающими официально признанной юридической силой. Это взаимодействие осуществляется на основе принятия соответствующих соглашений между участниками обмена.

Межведомственный электронный документооборот существует также между отельными федеральными органами в рамках решения комплексных задач государственного управления, требующих активного обмена информацией. Так например, благодаря наличию специальной подсистемы обмена данными к системе электронного документооборота Министерства экономического развития и торговли РФ подключены подведомственные федеральные службы и агентства В их числе – Федеральная служба по тарифам (ФТС России), Федеральные агентства – по управлению федеральным имуществом (Росимущество), кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость), по управлению особыми экономическими зонами (РосОЭЗ) и Российский фонд Федерального имущества (РФФИ). Отдельные ведомства разрабатывают типовые соглашения об информационном взаимодействии, к которым в добровольном порядке могут присоединяться заинтересованные организации.

Одной из наиболее динамично развивающихся областей электронного взаимодействия органов исполнительной власти является предоставление ими государственных услуг гражданам и организациям через Интернет. В связи с повышением значимости сети Интернет в жизни общества и государства сайты органов власти становятся их официальными представительствами в глобальном информационном пространстве, наполняются официальной информацией (нормативные документы, новости, актуальная справочная информация и др.) и обеспечивают интерактивное взаимодействие с гражданами и организациями благодаря работе «виртуальных приемных», служб «одного окна», предоставлению отдельных специализированных услуг и др. Реализация всех указанных видов взаимодействия требует организации достоверного и юридически значимого электронного документооборота между органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и гражданами.

В целях создания единой точки доступа граждан и организаций к информации и сервисам государственных органов создан Единый Портал Государственных Услуг (www.gosuslugi.ru). Данный портал включает единый реестр государственных услуг, а также содержит сведения о порядке и условиях их оказания. В настоящее время портал представляет собой общую информационно-справочную систему по взаимодействию населения с органами власти. В будущем через Единый Портал планируется организовать полноценное оказание услуг в электронной форме, что также подразумевает обмен юридически значимыми электронными документами.

В дополнение к порталам госуслуг во многих ведомствах организована работа т.н. служб «одного окна». Службы «одного окна» представляют собой специально созданные структурные подразделения органов исполнительной власти, которые осуществляют функции оформления и выдачи физическим или юридическим лицам запрашиваемых ими документов.

Обслуживание в режиме «одного окна» призвано исключить возможность необоснованного привлечения организаций и граждан к оформлению или согласованию документов, выдаваемых органами исполнительной власти (справок, копий, выписок, согласований, разрешений, лицензий, аттестатов, удостоверений, документации и др.). Использование электронных форм взаимодействия в работе служб «одного окна» позволяет превратить их в эффективный инструмент централизованного и качественного предоставления государственных услуг, благодаря значительному сокращению времени на подготовку запрашиваемых документов.

В рамках подготовки документов по запросам заявителей служба «одного окна» взаимодействует с другими органами исполнительной власти и государственными организациями, направляет к ним на согласование документы, обменивается справочной информацией и совершает иные операции, направленные на обеспечение подготовки требуемых заявителям документов.

Помимо перечисленных выше услуг, некоторые органы власти при обслуживании организаций и граждан допускают предоставление ими отдельных видов документации в электронном виде. Например, Федеральная налоговая служба РФ предоставляет услугу по приему налоговой отчетности при помощи Интернета. Разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде содержится в Налоговом кодексе РФ.

Помимо ФНС России, порядок предоставления отдельных видов документации в электронном виде установлен Министерством финансов РФ, Федеральной службой по финансовым рынкам, Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент) и др.

Проблемы, препятствующие организации МЭД. Вместе с тем, несмотря на наличие описанных позитивных тенденций, основные цели формирования электронного правительства в России остаются недостижимыми до настоящего времени.

Результаты внедрения информационно-коммуникационных технологий в органах государственной власти носят преимущественно внутриведомственный характер, что не позволяет значительно улучшить межведомственное взаимодействие и повысить качество государственных услуг, предоставляемых гражданам. Действующие государственные информационные системы формировались отдельными органами государственной власти в условиях отсутствия единой нормативной правовой и нормативной технической базы. Содержащиеся в них сведения недоступны другим органам государственной власти для оперативного использования, что на практике приводит к значительным временным задержкам при межведомственном обмене информацией, многократному сбору и дублированию информации в разных системах. При этом часть информации оперативно не обновляется, что приводит к противоречивости данных, содержащихся в государственных информационных системах.

На сегодняшний день практически отсутствуют государственные услуги, которые могут быть получены гражданином или организацией без непосредственного посещения государственного органа. Получение населением и организациями государственных услуг, а также информации, связанной с деятельностью органов исполнительной власти, в большинстве случаев требует их личного обращения в органы исполнительной власти, а также предоставления запросов и другой необходимой информации в бумажном виде. Это приводит к большим затратам времени и создает значительные неудобства для населения.

Если задача автоматизации внутриведомственного документооборота решается относительно успешно путем разработки и внедрения АСУД в органах власти, то организация межведомственного обмена данными в электронном виде – задача более сложная. Она не может быть решена на уровне отдельных ведомств, поскольку требует взаимодействия различных АСУД в рамках единого межведомственного информационного пространства.

В процессе своего формирования находится также инфраструктура, обеспечивающая юридическую значимость, достоверность и информационную безопасность электронных форм взаимодействия органов государственной власти между собой, а также с гражданами и организациями в рамках предоставления государственных услуг.

Несмотря на весьма значительный процент автоматизации внутреннего документооборота государственных структур, используемые ими АСУД остаются замкнутыми и в подавляющем большинстве случаев не имеют средств взаимной интеграции. Различия в выработанных каждым органом государственной власти методических принципах, технологиях сбора, обработки и использования информации, неунифицированных информационно-лингвистических средствах значительно осложняют автоматизированное информационное взаимодействие между используемыми системами.

При проектировании и внедрении АСУД органов власти подрядные организации не ставят перед собой задачи межплатформенной интеграции и передачи информации между создаваемыми системами. Вследствие этого в настоящее время процесс обмена электронными документами между различными ведомствами крайне затруднен, а чаще всего просто невозможен.

В большинстве случаев обмен документами между государственными структурами заключается в передаче бумажных документов различными способами (в том числе фельдъегерской связью, курьерами, почтой). Все электронные способы обеспечивают доставку только незначительной части служебных документов.

Подобная территориальная распределенность информации и отсутствие возможности автоматизированного обмена электронными документами препятствуют своевременному осуществлению контроля исполнения документов и поручений вышестоящими органами и, вследствие этого, оперативному принятию управленческих решений; значительно увеличивают временные затраты на передачу информации между ведомствами, что повышает риски нарушения плановых сроков исполнения документов и поручений.

Таким образом, межведомственные барьеры, отсутствие единого информационного пространства, различия в сложившихся в государственных органах методах сбора, хранения и обработки информации препятствуют осуществлению автоматизированного контроля исполнения документов и поручений и затрудняют использование современных эффективных информационных технологий в области межведомственного взаимодействия.

Все перечисленные негативные тенденции усугубляются постоянным ростом документооборота и усложнением процедур взаимодействия. По статистическим данным, объем документооборота органов исполнительной власти за пятилетие растет в среднем на 20-50%, при этом электронное взаимодействие между органами власти составляет лишь незначительную часть документооборота.

Вследствие низкого уровня автоматизации межведомственного взаимодействия в настоящее время отсутствует возможность провести достоверную классификацию циркулирующих документов и оценить целесообразность и эффективность межведомственных документопотоков.

Отдельно следует отметить наличие нерешенных кадровых проблем. Общий уровень профессиональной подготовки работников, ответственных за делопроизводство в органах исполнительной власти, по владению современными информационными технологиями остается невысоким, что является особенно критичным в связи с внедрением в деятельность органов исполнительной власти сложных и комплексных решений. Также это не позволяет обеспечить новый уровень качества государственного управления и предоставления государственных услуг населению и организациям на основе информационных технологий. Данный фактор значительно снижает эффективность расходования бюджетных средств на создание и развитие государственных информационных систем.

Описанные выше проблемы и негативные тенденции носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов государственной власти. Они могут быть преодолены только путем формирования единого пространства межведомственного информационного взаимодействия. Реализация концепции «электронного правительства» требует проведения скоординированных организационно-технологических мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики.

Информационные потоки, возникающие между органами государственной власти, нуждаются в структуризации, оценке целесообразности и эффективности и централизации в единой информационной среде, способной предоставить уполномоченным лицам возможность автоматизированного контроля движения и исполнения документов и поручений.

Выстроенная в России вертикаль власти требует четкой организации и прозрачности деятельности всех органов исполнительной власти для эффективного выполнения стоящих перед государством задач. Необходимый для принятия своевременных управленческих решений эффективный контроль исполнения поручений вышестоящих органов может быть обеспечен за счет автоматизированных средств, позволяющих консолидировать необходимую информацию и предоставлять возможность получения аналитической и статистической отчетности по исполнительской дисциплине на различных уровнях иерархии органов власти.

Существующие на сегодняшний день техническая, организационная и нормативно-правовая базы уже создали предпосылки для использования юридически значимого межведомственного электронного документооборота в деятельности органов государственной власти. Но для практической реализации МЭД необходимо наличие детально проработанной концептуальной и методологической базы, обеспечивающей построение пространства межведомственного взаимодействия.

Основные принципы организации МЭД. Организация МЭД в рамках всей системы государственного управления требует построения информационного пространства электронного взаимодействия на всех уровнях – федеральном, региональном и территориальном. Для реализации данной задачи необходимо решение целого ряда проблем, которые носят комплексный характер, включая нормативно-правовую, методологическую, организационную и техническую составляющие.

Технологическая инфраструктура МЭД включает т.н. «головной узел», «узлы участников», а также защищенные каналы связи.

В качестве головного узла выступают программно-технические комплексы, функционирующие в рамках системы государственных информационных центров. Разработка и внедрение таких комплексов должна обеспечить обмен юридически значимыми электронными документами между АСУД всех участников межведомственного взаимодействия, а также централизованное управление пересылаемыми документами. В России, как и во всем мире, в этих целях предусмотрено создание государственных информационных центров – Общероссийского государственного информационного центра (ОГИЦ) и информационных центров федеральных округов РФ.

Роль узлов участников МЭД выполняют ведомственные автоматизированные системы управления документами (АСУД). Такие системы в настоящее время используются в большинстве федеральных органов исполнительной власти. С их помощью автоматизируется организационно-распорядительный документооборот, обработка обращений и запросов граждан и организаций, организация хранения электронных документов и управление электронными архивами. АСУД каждого ведомства должна быть снабжена т.н. «шлюзом», обеспечивающим обмен электронными сообщениями с системой МЭД.

Третьей составляющей МЭД является единая защищенная телекоммуникационная инфраструктура. Она создается на основе интеграции существующих и создаваемых телекоммуникационных сетей федеральных органов государственной власти, сетей органов власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также сетей общего пользования.

Основной принцип функционирования МЭД – интеграция имеющихся АСУД участников и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

В рамках МЭД организации-участники обмениваются электронными сообщениями, включающими как сами документы, так и уведомления о ходе их рассмотрения и исполнения.

Особую важность для функционирования системы МЭД играет разработка открытого стандарта межведомственного обмена электронными документами, позволяющего представлять информацию о передаваемом электронном документе в едином унифицированном формате.

Основой для разработки подобных стандартов должен служить новый ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» . Данный стандарт включает требования к формату электронного сообщения, передаваемого в рамках Системы МЭД, включающего набор файлов документа, его метаданные и данные об электронно-цифровой подписи.

Помимо возможности обмена на межведомственном уровне, наличие единого стандарта позволит не потерять накопленные государственные электронные документы при устаревании АСУД и не тратить в будущем дополнительные средства на извлечение и перекодирование документов, хранящихся в устаревших системах.

Как известно, в нашей стране применение стандартов осуществляется на добровольной основе. Такой порядок установлен в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» и, в целом, соответствует мировым тенденциям в области стандартизации. Тем не менее, специальным нормативным актом или соглашением сторон может быть установлена обязательность применения стандарта или регламента для определенной категории организаций или на уровне ведомства. В частности, при построении системы МЭД для федеральных органов исполнительной власти, формат обмена был закреплен в утвержденных Правительством РФ технических требованиях.

Практическая реализация МЭД. Описанные выше подходы к построению систем межведомственного электронного документооборота нашли практическое применение при создании подобной системы для федеральных органов исполнительной власти РФ. Данный проект (обозначаемый аббревиатурой «МЭДО») реализуется в рамках государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)» и в соответствии с утвержденным Правительством РФ планом перехода на безбумажный документооборот.

К настоящему времени под эгидой Федеральной службы охраны РФ разработаны технические решения по построению этой системы, создана и введена в опытную эксплуатацию ее первая очередь. На федеральном уровне идут работы по развертыванию пилотного участка защищенной системы МЭДО между Администрацией Президента РФ, Аппаратом Правительства РФ, отдельными органами государственной власти.

Основными нормативными актами, определяющими статус, участников и порядок создания и применения данной системы, являются Положение о системе МЭДО и технические требования к ней. Все участники системы используют единый формат обмена электронными сообщениями, соответствующий по структуре ГОСТ Р 53898-2010.

Организатором (оператором) системы МЭДО определена Федеральная служба охраны РФ (ФСО). В ее функции входит организационное и методическое обеспечение, ведение адресных справочников, создание и обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры МЭДО, а также поддержание ее в рабочем состоянии, обеспечение информационной безопасности информационного обмена.

По состоянию на июнь 2011 г., по данным ФСО, оборудование системы МЭДО установлено и подключено к транспортной инфраструктуре в 90 органах государственной власти и организациях. В 36 из них выполнены работы по интеграции ведомственных АСУД с системой МЭДО.

На текущий момент посредством системы в органы государственной власти и организации реализована рассылка следующих видов документов: актов Президента и Правительства РФ; резолюций Председателя Правительства РФ и его заместителей; протоколов совещаний в Правительстве РФ; писем структурных подразделений Аппарата Правительства РФ.

В настоящее время в рамках МЭД циркулируют уведомления о регистрации отправленного документа, отказе в регистрации, принятии к исполнению, подготовке и направлении доклада, изменении в ходе исполнения.

В настоящее время расширяется круг ведомств, участвующих в проекте, а также номенклатура документов, обмен которыми будет осуществляться в электронной форме. По каждому виду документов переход на электронный обмен осуществляется поэтапно. Сначала отрабатывается технология электронного обмена при сохранении бумажного, после чего отправка бумажных документов прекращается.

В будущем также запланированы мероприятия по расширению функциональности электронного взаимодействия ведомств. Для того чтобы в маршрутизации электронного документа не приходилось принимать участие человеку, с документом должен посылаться набор метаданных – структурированных реквизитов, – который позволяет автоматически обрабатывать документ. В утвержденных технических требованиях системы оговорен некий минимальный набор данных, который посылается вместе с документом. Впереди еще более сложная задача – при автоматизированной обработке поступившего документа АСУД органа власти должна формировать новые метаданные, отражающие состояние работы с документом. Но пока не определено, какие данные дополнительно должна вырабатывать АСУД, чтобы в режиме он-лайн информировать инициатора документа или других заинтересованных лиц о его текущем состоянии.

С точки зрения программно-технической реализации создаваемая система МЭДО включает следующие обязательные компоненты:

АСУД участников (существующие компоненты) – каждый участник имеет ведомственную систему, обеспечивающую автоматизацию внутренних процессов документооборота.

Шлюз (внедряемый компонент) – программно-технический комплекс, обеспечивающий обмен электронными сообщениями между АСУД и М системой МЭДО, включая функции хранения, просмотра, поиска, загрузки и выгрузки сообщений. Это типовое программное обеспечение (ПО), включающее сервер базы данных, автоматизированное рабочее место, а также клиентское ПО почтовой службы.

Адаптер (разрабатываемый компонент) – программный комплекс сопряжения АСУД с системой МЭДО. Это специализированное программное обеспечение, разрабатываемое отдельно для каждого типа АСУД.

Для поступающих по МЭДО сообщений адаптер обеспечивает их прием и преобразование из единого формата обмена в формат АСУД для реализации дальнейшей обработки. Для исходящих сообщений адаптер отвечает за подготовку к передаче, преобразование из формата АСУД в единый формат обмена и передачу в систему МЭДО.

Используемые в рамках проекта «МЭДО» программно-технические средства, обеспечивающие обмен электронными документами между ведомственными АСУД, были разработаны компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Кроме того, данная компания предлагает коммерческий вариант типового программного комплекса для автоматизации межведомственного электронного документооборота, уже сегодня доступного для приобретения и внедрения. Комплекс выпускается под названием «Сервер электронного взаимодействия» и обладает расширенными функциональными возможностями по сравнению со средствами, применяемыми ФСО РФ.

На сегодняшний день единственной АСУД, уже подготовленной к использованию в режиме МЭД, является также разрабатываемая ЭОС система «Дело» (начиная с версии 8.8.0). Именно она применяется в большинстве участников федерального проекта «МЭДО».

В типовой функционал системы «Дело» включена поддержка формата обмена электронными документами, разработанного на основе стандарта ГОСТ Р 53898-2010. Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое системой в процессе обмена документами по электронной почте, представляет собой т.н. «паспорт регистрационной карточки документа» (xml-описание основных реквизитов) и прикрепленные к ней файлы.

Системой «Дело» может быть сформирован набор направляемых по электронной почте уведомлений о прохождении документа в системе другого участника МЭДО. К числу событий, по которым может быть направлено электронное уведомление относятся: прием, регистрация, пересылка документа, создание и редактирование поручений по документу, отправка ответного документа.

При использовании в рамках системы МЭДО - АСУД других разработчиков понадобится обеспечить их доработку до соответствия общим требованиям. Для этого нужно получить у ФСО информацию по единому формату обмена электронными сообщениями и реализации взаимодействия участников МЭДО. После этого потребуется обратиться к поставщику или разработчику используемой АСУД для выполнения им работ по разработке адаптера сопряжения с МЭДО.

Очевидно, уже в ближайшем будущем следует ожидать появления штатного функционала сопряжения с системой МЭД в типовой конфигурации АСУД всех ведущих разработчиков, представленных на рынке. Это будет означать, что описанная в данной статье технология МЭД достигла уровня широкого практического применения.

Таким образом, организация межведомственного информационного взаимодействия и создание системы МЭД является одной из важнейших государственных задач в области реализации национальной концепции «электронного правительства».

Для реализации данного проекта необходимо решить целый ряд проблем организационно-технического и методологического характера. В их числе: отсутствие проработанного механизма применения электронных документов; отсутствие единых стандартов на процессы сбора, хранения и обработки информации; разрозненность ведомственных информационных систем и баз данных; недостаток квалифицированных специалистов и др.

Проблемы, препятствующие повышению эффективности использования электронных документов в деятельности органов государственной власти, носят комплексный межведомственный характер и не могут быть решены на уровне отдельных органов.

Формирование единого пространства межведомственного электронного взаимодействия требует проведения целого ряда скоординированных мероприятий и согласованных действий органов государственной власти в рамках единой государственной политики, включая совершенствование нормативно-правового регулирования применения электронных документов, разработку ответствующего методического и организационного обеспечения, создание технологической инфраструктуры МЭД.

Обязательным условием построения системы МЭД является установление единых требований к составу, форматам и метаданным электронных документов, применяемых при межведомственном обмене, процессам приема, передачи и обработки электронных документов и программному обеспечению для автоматизации этих процессов.

На сегодняшний день уже реализованы программно-технические решения, которые делают межведомственный электронный документооборот реальностью. Методологические принципы организации взаимодействия разнородных АСУД апробируются на практике в рамках федерального проекта «МЭДО» и ожидают своего широкого применения. В ближайшем будущем полученный положительный опыт будет распространяться на региональном и муниципальном уровнях. Со временем к системам подобного типа будут подключаться как государственные органы, так и активно взаимодействующие с ними организации. Становится все более очевидным, что полномасштабное внедрение технологий МЭД в масштабах страны – вопрос времени.

Правительство Российской Федерации постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о системе межведомственного электронного документооборота.

Председатель Правительства Российской Федерации В. Путин

Положение о системе межведомственного электронного документооборота

1. Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

2. Организатором межведомственного электронного документооборота является Федеральная служба охраны Российской Федерации.

3. Участниками межведомственного электронного документооборота являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

4. Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.

5. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен информационными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

6. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение технологической возможности использования межведомственного электронного документооборота переменным числом его участников;

б) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

в) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение целостности передаваемой информации;

д) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

е) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

а) головной узел межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

б) узлы участников межведомственного электронного документооборота;

в) защищенные каналы связи.

8. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

9. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

б) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

10. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

11. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

а) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

б) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в федеральные информационные системы электронного документооборота адресатов;

в) отправка электронных сообщений из федеральных информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

г) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в федеральную информационную систему электронного документооборота адресата.

12. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники участников межведомственного электронного документооборота.

13. Организатор межведомственного электронного документооборота осуществляет следующие функции:

а) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

б) формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

в) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

г) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота и создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи организатора межведомственного электронного документооборота и (или) каналы связи, арендуемые организатором межведомственного электронного документооборота у операторов связи.

15. Технические средства узлов участников межведомственного электронного документооборота передаются Федеральной службой охраны Российской Федерации участникам межведомственного электронного документооборота на безвозмездной основе во временное пользование. Передача оформляется актом приема-передачи технических средств. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств и конфиденциальность передаваемой и принимаемой информации.

16. В случае если возникает необходимость размещения у участников межведомственного электронного документооборота дополнительных технических средств и (или) их переноса в другие помещения, финансирование выполнения комплекса работ по прокладке объектовых линий связи, приобретения оборудования и программного обеспечения и выполнения специальных работ осуществляется за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Указанные работы для обеспечения конфиденциальности и безопасности производятся поставщиком услуг, имеющим соответствующую лицензию. Спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы, а также техническое задание на выполнение специальных работ согласуются с Федеральной службой охраны Российской Федерации.

Настройку технических средств и средств защиты, а также установку специального программного обеспечения осуществляет организатор межведомственного электронного документооборота.

17. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

18. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

19. Регистрация (учет) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по дело-производству этого участника.

20. Федеральная информационная система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.

21. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется организатором межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

г) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.

22. Финансирование приобретения расходных материалов (съемные носители информации, картриджи к принтерам и другие) осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота.

23. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий.

24. К техническим мероприятиям относятся:

а) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечение антивирусной защиты информации.

25. К организационным мероприятиям относятся:

а) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

б) определение должностных лиц участников межведомственного электронного документооборота и организатора межведомственного электронного документооборота, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

в) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

г) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

д) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.

Проект постановления Губернатора Московской области

«О Регламенте межведомственного электронного документооборота Московской области»

Губернатор

Московской области

Постановление

___________ № _____________

г. Москва

О Регламенте межведомственного электронного

документооборота Московской области

В соответствии с Федеральным законом от 01.01.2001 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации » и реализацией постановления Правительства Российской Федерации «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» постановляю:

1.Утвердить Регламент межведомственного электронного документооборота Московской области.

2. Членам Правительства Московской области, руководителям центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, образованных для реализации отдельных функций государственного управления Московской областью, обеспечить соблюдение Регламента межведомственного электронного документооборота Московской области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области

Губернатор Московской области

РЕГЛАМЕНТ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО

ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Москва, 2010

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.. 4

1.1. Назначение документа. 4

1.2. Статус документа. 5

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе. 5

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ.. 8

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота. 8

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена . 10

2.3. Права пользователей. 11

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД.. 12

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 14

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД 15

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД.. 15

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД.. 16

5.3. Отчет об исполнении документа. 17

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД.. 38

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ.. 38

Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД.. 20

Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД. 22

Приложение. Единый формат межведомственного обмена электронными документами 24

Приложение. Функциональные требования к ведомственным СЭД..

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение документа

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок обмена электронными документами в рамках концепции проекта «Межведомственный электронный документооборот ОГВ Московской области на MOSS 2007». Регламент описывает совокупность процедур, которые должны выполнять участники межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области в процессе обмена электронными документами в рамках Единой СЭД.

1.1.2. Основной целью настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

1.1.3. Действие Регламента распространяется на организации (ведомства), являющиеся участниками Единой СЭД в соответствии с планом реализации подключения органов государственной власти Московской области к Единой СЭД (Приложение настоящего Регламента).

1.1.4. Настоящий Регламент включает в себя:

описание действий участников межведомственного обмена электронными документами в процессе обмена электронными документами; основные функциональные требования к ведомственным СЭД; описание формата обмена электронными документами.

1.1.5. Настоящий Регламент не включает в себя описание правил выполнения настроек ведомственных СЭД и ЦУ Единой СЭД, ведения справочников и классификаторов, ведения пользователей и управления их правами.

1.1.6. Настоящий Регламент не регламентирует организацию деятельности, осуществление полномочий и взаимодействие органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Данные направления деятельности определяются регламентами указанных органов.

1.1.7 Настоящий документ не регламентирует процессов создания исходящего документа в организации (ведомстве), принятия решения о необходимости регистрации входящего документа, принятия решения о необходимости ввода отчета об исполнении документа. Эти действия, а также обработка электронных документов, получаемых и передаваемых в рамках межведомственного электронного документооборота, осуществляются в соответствии с действующей в организации (ведомстве) Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными и методическими документами организации (ведомства). Инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД.

1.1.8. Регламент не распространяется на устанавливаемый инструкцией по делопроизводству организации (ведомства) обмен документами на бумажном носителе.

1.1.9. Действие Регламента не распространяется на документы, содержащие сведения, имеющие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные и государственную тайну.

1.2. Статус документа

Данный документ является проектом документа, регламентирующего межведомственный электронный документооборот в рамках Единой СЭД.

1.3. Перечень терминов, определений и сокращений, используемых в документе

Применительно к настоящему Регламенту, помимо общеупотребительных, используются следующие термины, определения и сокращения:

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. В контексте настоящего Регламента термины «документ» и «электронный документ» эквивалентны.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Межведомственный электронный документооборот – обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области через Центральный узел Единой СЭД.

СЭД (система автоматизации документооборота) - система, автоматизирующая процессы создания и управления документами в организации.

Ведомственная СЭД – система электронного документооборота, установленная в организации (ведомстве).

Единая СЭД – Единая Система электронного документооборота в органах государственной власти Московской области, состоящая из ведомственных СЭД (ведомственные системы электронного документооборота) и Центрального узла (портал документооборота на платформе MOSS).

Центральный узел Единой СЭД (ЦУ) - портал документооборота на платформе MOSS 2007.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. В контексте настоящего Регламента имеется в виду регистрация документа в ведомственной СЭД – создание регистрационной корточки документа в ведомственной СЭД.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Регистрационная карточка (РК) документа – набор реквизитов документа, формируемого ведомственной СЭД при регистрации документа и используемый при дальнейшей работе с документом на ЦУ Единой СЭД и в ведомственной СЭД.

Паспорт РК документа - электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов.

Обмен электронными документами – обмен документами (прием и передача документов), зарегистрированными в используемой организацией ведомственной СЭД, с другой организацией на уровне входящие-исходящие.

Отправитель электронного документа – участник обмена электронными документами, который формирует электронный документ и направляет его в адрес получателя через Центральный узел Единой СЭД.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, который получает адресованный ему электронный документ.

Формат обмена электронными документами – структура информации, передаваемой в процессе обмена электронными документами.

Квитанция (уведомление) о регистрации - информация об успешной доставке документа, его регистрации в организации-получателе и регистрационном номере документа. Представляет собой электронное сообщение, формируемое ведомственной СЭД по завершению процесса регистрации поступившего документа, представляющее собой файл формата XML описанной в настоящем документе структуры, с указанным составом элементов и их атрибутов. В контексте настоящего Регламента термины «квитанция» и «уведомление» эквивалентны.

Пользователь – сотрудник организации (ведомства), являющийся пользователем ведомственной СЭД и имеющий непосредственный доступ к функциям ЦУ Единой СЭД в соответствии с его правами доступа.

Авторизация - проверка необходимых параметров и предоставление пользователю прав на доступ к информации или выполнение определенных действий в автоматизированной системе .

Группа разбора - каталог на ЦУ, содержащий ссылки на электронные документы с неверно заданными реквизитами, являющиеся препятствием для пересылки электронного документа получателю.

ЕСО – Единый справочник организаций.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

2. УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ

2.1. Аппаратно-программная основа межведомственного документооборота

2.1.1. В рамках Единой СЭД взаимодействие осуществляется на основе автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством электронной почты в соответствии с описанными в настоящем Регламенте форматами и правилами.

2.1.2. Формирование электронного документа и движение его внутри организации (ведомства), а также реализация основных функций управления ведомственным архивом документов осуществляется средствами ведомственной СЭД, используемой в организации (ведомстве).

2.1.3. Ведомственные СЭД являются типовыми, обеспечивая при этом возможность настройки на организационную структуру каждого объекта автоматизации – организации (ведомства).

2.1.4. Ведомственные СЭД должны обладать возможностью полностью автоматизированного обмена электронными документами через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты ЦУ Единой СЭД.

2.1.5. Ведомственные СЭД должны удовлетворять требованиям, приведенным в настоящем Регламенте и его приложениях. В противном случае для обсечения возможности ее использования в рамках Единой СЭД, ведомственная СЭД должна быть интегрирована (адаптирована) к формату, принятому в Единой СЭД, либо заменена.

Ответственность за соответствующую доработку или замену ведомственной СЭД возлагается на оператора Единой СЭД или на саму организацию (ведомство).

2.1.6. Хранение данных межведомственного обмена электронными документами осуществляется на ЦУ в хранилище Единой СЭД.

2.1.7. ЦУ должен быть разработан на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

Программное обеспечение ЦУ Единой СЭД должно быть работоспособно на двух серверах (сервер приложения и сервер СУБД) следующей конфигурации:

· процессор: Pentium IV с тактовой частотой 2600 МГц;

· оперативная память: 8 Гб;

· объем дискового пространства (оба сервера): 300 Гб;

· накопитель CD-ROM;

· сетевой интерфейс;

· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов.

2.1.8. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД обеспечена возможность:

· просмотра отправляемых в другие ведомственные СЭД и получаемых из других ведомственных СЭД электронных документов;

· ввода и просмотра отчетов об исполнении электронных документов;

· поиска электронных документов на ЦУ Единой СЭД по реквизитам, по контексту;

· просмотра недоставленных электронных документов своей организации (ведомства) и внесения необходимых корректив.

2.1.9. Для каждой организации (ведомства), участвующей в межведомственном электронном документообороте, должна быть обеспечена возможность доступа к ЦУ Единой СЭД посредством:

· подсистемы электронной почты при взаимодействии ведомственных СЭД (электронном документообороте);

· API (интерфейса прикладного программирования) MOSS.

Ответственность за обеспечение данных возможностей возложена на оператора Единой СЭД.

2.1.10. В целях подтверждения целостности и аутентичности передаваемых электронных документов могут использоваться средства ЭЦП. Формирование и проверка ЭЦП осуществляется с использованием СКЗИ, сертифицированных в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг.

2.1.11. В ведомственных СЭД должна обеспечиваться безопасность информационных ресурсов посредством предупреждения и предотвращения несанкционированных воздействий по отношению к хранимой, обрабатываемой и передаваемой информации, нарушающих ее целостность, достоверность и/или доступность, соответствующая требованиям нормативно-методических и Руководящих документов Гостехкомиссии (ФСТЭК) России по защите информации от несанкционированного доступа.

2.2. Требования к входящим и исходящим сообщениям информационного обмена

2.2.1. Электронный документ создается на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождается в процессе информационного взаимодействия.

2.2.2. Для каждого электронного документа в ведомственной СЭД создается РК, состав заполняемых реквизитов которой определяется нормативными документами организации (ведомства). Состав реквизитов электронного документа должен соответствовать составу реквизитов документов на традиционных бумажных носителях, установленному ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав реквизитов может меняться в зависимости от вида документа.

Независимо от вида документа, обязательными реквизитами являются: наименование организации (ведомства), дата регистрации документа, регистрационный номер документа, текст, подпись (или информация о подписи).

2.2.3. Обмен электронными документами между органами государственной власти Московской области и органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области в рамках Единой СЭД заключается в обмене электронными сообщениями между ведомственными СЭД и ЦУ Единой СЭД. Сообщения информационного обмена должны соответствовать формату сообщений MAPI-совместимой почтовой системы и включают в себя следующие данные:

2.2.4. Формат паспорта РК создаваемых и передаваемых электронных документов определяется настоящим Регламентом (Приложение). Документ, имеющий формат, не отвечающий установленным правилам, в качестве электронного документа – объекта межведомственного обмена, в соответствии с настоящим Регламентом не рассматривается.

2.3. Права пользователей

2.3.1. Каждый пользователь ведомственной СЭД выполняет действия в ведомственной СЭД и имеет доступ к ЦУ Единой СЭД в соответствии с назначенными ему правами. Права на доступ к ресурсам ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД назначаются пользователю в соответствии с его функциональными обязанностями и определяются должностными инструкциями , Инструкцией по делопроизводству, другими нормативными и методическими документами организации (ведомства).

2.3.2. Каждый пользователь ведомственной СЭД отвечает за корректное выполнение своих функций в рамках Единой СЭД.

3. ОПЕРАТОР ЕДИНОЙ СЭД

3.1. Оператором Единой СЭД является Министерство информационных технологий и связи Московской области или другая организация, определенная для этих целей Министерством информационных технологий и связи Московской области.

3.2. Оператор Единой СЭД обеспечивает штатное функционирование ЦУ Единой СЭД и обеспечение доступа к ЦУ Единой СЭД.

3.3. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ЦУ Единой СЭД в соответствии с настоящим Регламентом, и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД, ответственный за штатное функционирование ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ЦУ Единой СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ЦУ Единой СЭД;

· управлению справочниками ЦУ Единой СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник ЦУ Единой СЭД ответственный за установку и настройку программного обеспечения ЦУ Единой СЭД. Выполняет также функции по:

· администрированию ЦУ Единой СЭД;

· резервному копированию единого хранилища электронных документов, участвующих в межведомственном обмене.

Администратор и системный технолог ЦУ Единой СЭД отвечают также за рассмотрение обращений представителей организаций (ведомств) - участников межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД – в части решения технических вопросов в рамках обеспечения функционирования Единой СЭД.

3.4. Оператор Единой СЭД обеспечивает проведение обучения пользователей - представителей организаций (ведомств) работе с ЦУ Единой СЭД в рамках Единой СЭД.

3.5. Оператор Единой СЭД назначает сотрудника (сотрудников) - уполномоченное лицо оператора Единой СЭД, наделяемого полномочиями по организации подключения организаций (ведомств) к Единой СЭД и осуществлению контроля за исполнением настоящего Регламента организациями (ведомствами) – участниками межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ (ВЕДОМСТВ) - УЧАСТНИКОВ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. К работе с ведомственной СЭД и ЦУ Единой СЭД допускаются сотрудники органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, прошедшие соответствующий курс обучения и ознакомленные с настоящим Регламентом.

4.2. Каждая организация (ведомство), являющееся участником межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, назначает сотрудника (сотрудников), ответственных за функционирование ведомственной СЭД в соответствии с настоящим Регламентом и выполняющих роли системного технолога и администратора.

Системным технологом, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за штатное функционирование ведомственной СЭД. Выполняет также функции по:

· административному сопровождению функций ведомственной СЭД;

· управлению правами доступа пользователей к ресурсам ведомственной СЭД;

· управлению справочниками ведомственной СЭД.

Администратором, в рамках настоящего Регламента, является сотрудник организации (ведомства), ответственный за установку и настройку программного обеспечения ведомственной СЭД. Выполняет также функции по администрированию ведомственной СЭД.

В случае невозможности осуществления обмена электронными документами в рамках Единой СЭД, вызванного некорректным функционированием ЦУ Единой СЭД, администратор обращается за решением вопроса к оператору Единой СЭД.

4.3. Права пользователей на работу с ведомственной СЭД/ЦУ Единой СЭД определяются в соответствии с их функциональными обязанностями.

4.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящим Регламентом в организации (ведомстве) несут лица, ответственные за делопроизводство.

4.5. Организации (ведомства) - участники межведомственного электронного документооборота в рамках Единой СЭД, несут ответственность за нарушение правил обмена электронными документами, установленных настоящим Регламентом, и невозможность осуществления обмена, наступившую по их вине.

5. ПОРЯДОК ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ МЕЖДУ ВЕДОМСТВЕННЫМИ СЭД

5.1. Отправка электронного документа из ведомственной СЭД

5.1.1. Пользователь организации-отправителя на своем рабочем месте регистрирует в ведомственной СЭД исходящий документ, создавая РК и прикрепляя к ней файл (файлы) электронного образа документа. Для обеспечения целостности и аутентичности передаваемой информации документ может быть подписан ЭЦП.

5.1.2. Пользователь со своего рабочего места средствами ведомственной СЭД отправляет электронное сообщение получателю, выполняя команду отправки. При настройке справочников в ведомственных СЭД адреса электронной почты организаций (ведомств), входящих в Единую СЭД, должны быть заменены на адрес ЦУ Единой СЭД.

5.1.3. Ведомственная СЭД отправителя автоматически в момент отправки преобразует отправляемое сообщение в соответствии с единым форматом межведомственного обмена электронными документами (Приложение) и электронное сообщение пересылается в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты.

5.1.4. Если передача электронного документа получателю не может быть выполнена (ошибка в реквизите РК – наименование организации-получателя, организация-получатель отсутствует в ЕСО или в ЕСО не указан адрес электронной почты организации-получателя), пользователь организации-отправителя получает уведомление об ошибке – сообщение электронной почты, содержащее ссылку на «группу разбора». Пройдя авторизацию на ЦУ Единой СЭД, пользователь организации-отправителя просматривает «группу разбора», просматривает РК передаваемого документа и проверяет правильность информации об организации-получателе, указанной в РК документа. По результатам анализа причины отказа в процессе доставки документа пользователь выполняет одно из следующих действий:

5.1.4.1. В случае отсутствия необходимости отправки документа получателю, которому не произошла доставка, отменяет отправку документа. Команда отмены отправки документа выполняется для каждого получается отдельно.

5.1.4.2. В случае наличия ошибки - неверно заданной информации об организации-получателе, исправляет ошибку с использованием ЕСО и выполняет повторную отправку электронного документа через web-интерфейс ЦУ Единой СЭД. Пользователь вносит необходимые корректировки в РК соответствующего документа в ведомственной СЭД.

5.1.4.3. В случае отсутствия информации об организации-получателе документа в ЕСО, отменяет оправку документа данному получателю, поскольку данная организация не является участником Единой СЭД.

5.1.5. В случае доставки электронного документа и его регистрации в организации-получателе, отправитель получает квитанцию о регистрации.

5.1.6. Пользователь выполняет команду обработки квитанции о регистрации.

5.1.7. Все отправленные из организации документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.2. Получение электронного документа в ведомственной СЭД

5.2.1. Ведомственная СЭД организации-получателя получает электронный документ из ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и автоматически оповещает конечного получателя-пользователя о доставке нового сообщения.

5.2.2. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации-получателе, получатель принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного документа.

5.2.3. Для подлежащего регистрации электронного документа пользователь дает команду регистрации, ведомственная СЭД получателя преобразует документ из единого формата межведомственного обмена электронными документами во внутренний формат представления данных ведомственной СЭД и регистрирует его.

5.2.4. По завершению процесса регистрации поступившего электронного документа ведомственная СЭД автоматически формирует квитанцию о регистрации и пересылает квитанцию в ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты. Формат квитанции о регистрации определен настоящим Регламентом (Приложение).

5.2.5. Все поступившие в организацию документы пользователь может просматривать как в ведомственной СЭД, так и через web-интерфейс ЦУ Единой системы.

5.3. Отчет об исполнении документа

5.3.1. Форма отчета об исполнении документа определяется Инструкцией по делопроизводству организации (ведомства).

5.3.2. Если документ предполагает необходимость ввода отчета о его исполнении, пользователь, выполнив авторизацию на ЦУ Единой СЭД, через web-интерфейс ЦУ выполняет поиск РК документа и вводит отчет об исполнении.

5.3.3. В организацию-отправитель соответствующего электронного документа автоматически направляется уведомление о поступлении отчета об исполнении - сообщение электронной почты, содержащее ссылку на страницу ЦУ Единой СЭД с электронным документом или отчетом. Пользователь имеет возможность, перейдя по ссылке, просмотреть отчет об исполнении документа.

6. ДОСТУП К ХРАНИЛИЩУ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ЦЕНТРАЛЬНОМ УЗЛЕ ЕДИНОЙ СЭД

6.1. Пользователь ведомственной СЭД получает доступ к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД и возможность выполнения действий с данными в соответствии с назначенными правами доступа. Доступ реализован через пользовательский web-интерфейс.

6.2. Права доступа пользователя ведомственной СЭД к хранилищу электронных документов на ЦУ Единой СЭД определяются в момент авторизации пользователя на ЦУ Единой СЭД.

6.3. Пользователь каждой подключенной к Единой СЭД организации (ведомства) имеет возможность:

· получать доступ к данным об отправленных своей организацией (ведомством) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к данным о поступивших в свою организацию (ведомство) средствами Единой СЭД документах;

· получать доступ к архивным документам своей организации;

· выполнять поиск РК документов своей организации по реквизитам и контексту;

· просматривать РК документов своей организации, в том числе отчеты об исполнении;

· вводить отчеты об исполнении документов, поступивших в свою организацию;

· просматривать «группу разбора» своей организации;

· выполнять повторную отправку документов своей организации.

7. РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ ОРГАНИЗАЦИЙ

7.1. Функцию поддержания ЕСО в актуальном состоянии выполняет системный технолог ЦУ Единой СЭД.

7.2. Системный технолог ЦУ Единой СЭД вносит в ЕСО данные всех организаций (ведомств), подключенных к Единой СЭД - наименование и адрес электронной почты.

7.3. При подключении к Единой СЭД новой организации (ведомства), системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно вносит соответствующие данные в ЕСО.

7.4. Системный технолог ЦУ Единой СЭД оперативно направляет информацию об изменениях ЕСО в организации (ведомства), подключенные к Единой СЭД, для внесения изменений в соответствующие справочники ведомственных СЭД.

7.5. Каждая организация (ведомство), подключенная к Единой СЭД, в рамках функционирования ведомственной СЭД самостоятельно актуализирует информацию об изменениях организационной структуры органов государственной власти Московской области и местного самоуправления муниципальных образований Московской области. Функцию поддержания справочника в актуальном состоянии выполняет системный технолог ведомственной СЭД.

7.6. Системный технолог ведомственной СЭД каждой организации (ведомства), подключенной к Единой СЭД, своевременно направляет в ЦУ Единой СЭД информацию об изменениях в реквизитах своей организации – наименовании и/или адресе электронной почты.

Приложение. План реализации включения органов государственной власти Московской области в состав Единой СЭД

1. На начальном этапе в состав Единой СЭД включаются следующие органы государственной власти Московской области, расположенные в здании Правительства Московской области по адресу: г. Красногорск 7, Бульвар Строителей, д. 1.

1) Аппарат Правительства Московской области.

16) Управление государственной и муниципальной службы Московской области.

17) Управление по обеспечению деятельности мировых судей Московской области.

18) Министерство финансов Московской области, расположенное вне здания Правительства Московской области.

2. В дальнейшем в состав Единой СЭД должны быть включены все органы государственной власти Московской области, государственные и муниципальные учреждения, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области.

3. Включение в состав Единой СЭД реализуется для органов государственной власти Московской области, государственных и муниципальных учреждений, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, располагающих необходимой аппаратно-программной базой и готовых к ее эксплуатации.

Для того чтобы быть включенной в состав Единой СЭД организация (ведомство) должна удовлетворять следующим условиям:

· наличие ведомственной СЭД, удовлетворяющей требованиям настоящего Регламента;

· наличие телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей возможность организации информационного обмена с ЦУ Единой СЭД;

· наличие квалифицированного персонала, выполняющего функции по:

o поддержанию корректного функционирования ведомственной СЭД;

o выполнению операций обмена электронными документами с использованием ведомственной СЭД;

o обеспечению взаимодействия ведомственной СЭД с ЦУ Единой СЭД.

· Наличие пакета нормативно-методических документов, отражающих специфику работы с электронными документами в условиях использования Единой СЭД, в частности:

o Инструкция по делопроизводству;

o Должностные инструкции;

o Регламент применения ЭЦП в организации (ведомстве) (в случае использования технологии ЭЦП);

o Ролевые инструкции пользователей.

4. Включение в состав Единой СЭД осуществляется оператором Единой СЭД по заявке организации (ведомства), направляемой на имя уполномоченного лица оператора Единой СЭД. Форма заявки дана в Приложении №2 настоящего Регламента.

5. Включение в состав Единой СЭД производится при согласованности действий структурных подразделений в органах государственной власти Московской области, в государственных и муниципальных учреждениях, в органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области Московской области, отвечающих за информационные технологии и делопроизводство.

6. При изменения списочного состава участников Единой СЭД необходимо внесение соответствующих корректировок в настоящий Регламент и принятие изменений к нему.

Приложение. Форма заявки на включение в состав Единой СЭД.

Министерство информационных технологий и связи

Правительства Московской области

(название организации – оператора Единой СЭД)

Ответственному лицу

(Должность,)

ЗАЯВКА

на включение в состав Единой СЭД

Прошу включить в состав Единой Системы электронного документооборота в органах государственной власти Московской области.

Наименование организации (ведомства):

______________________________________________________________________________

Юридический адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Почтовый адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Фактический адрес:

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Руководитель организации

______________________________________________________________________________

Контактное лицо

Фамилия Имя Отчество:_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

e-mail:________________________________________________________________________

Тел/факс:______________________________________________________________________

Список сотрудников на предоставление доступа к хранилищу электронных документов на Центральном Узле Единой СЭД:

1. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

3. Фамилия Имя Отчество:______________________________________________________

___________________________________________________________________________

Должность:_________________________________________________________________

Структурное подразделение:__________________________________________________

___________________________________________________________________________

«___» _________ 200__г.

Должность руководителя (подпись) ()

Приложение.

Единый формат межведомственного обмена электронными документами

1. Общие положения и область применения…………………………………58

2.Термины и определения …………………….. …………………………….58

3.Модель сообщения…………………………………………………………..59

4.Перечень и содержание зон сообщения……………………………………60

5.Правила описания зон сообщения. 60

6.Зона «Заголовок». 61

Элемент «Header» 62

7............................................................................................................... Зона «Документ». 63

Элемент «Document» 64

Элемент «Document/RegNumer» 64

Элемент «Document/Confident» 65

Элемент «Document/Author» 66

Элемент «Document/Author/Organization» 66

Элемент «Document/Author Organization/Address» 66

Элемент «Document/Author/Organization/Econtact» 66

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/Name» 67

Элемент « Document/Author/Organization/OfficialPerson/Official 67

Элемент «Document/Author/Organization/OfficialPerson/SignDate» 68

Элемент « Document/Author/OutNumber/RegNumer» 68

Элемент « Document/Author/PrivatePerson» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Name» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Address» 68

Элемент «Document/Author/PrivatePerson/Econtact» 69

Элемент «Document/Validator» 69

Элемент «Document/Validator/Organization» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Address» 69

Элемент «Document/Validator/Organization/Econtact» 70

Элемент «Document/Validator/Organization OfficialPerson/Name» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/Official» 70

Элемент «Document/Validator/Organization/OfficialPerson/SignDate» 70

Элемент «Document/Addressee» 70

Элемент «Document/Addressee/Organization» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Address» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/Econtact» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 71

Элемент «Document/Addressee/Organization/OfficialPerson/Official» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson» 72

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Name» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Address» 73

Элемент «Document/Addressee/PrivatePerson/Econtact» 73

Элемент «Document/Writer» 73

Элемент «Document/Writer/Organization» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Address» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/Econtact» 74

Элемент «Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Name» 74

Элемент « Document/Writer/Organization/OfficialPerson/Official» 74

8................................................................................................ Описание зоны «Задания». 75

Элемент «Task» 75

Элемент «Task/TaskNumber» 76

Элемент «Task/Confident» 77

Элемент «Task/Referred» 77

Элемент «Task/Referred/RegNumber» 77

Элемент «Task/Referred/TaskNumber» 77

Элемент «Task/Author» 77

Элемент «Task/Author/Organization» 77

Элемент «Task/Author/Organization/Address» 78

Элемент «Task/Author/Organization/Econtact» 78

Элемент «Task/Addressee/Organization/OfficialPerson/Name» 78

Элемент «Task/Author/Organization/OfficialPerson/Official» 79

Элемент «Task/Executor» 79

Элемент «Task/Executor/Organization» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Address» 79

Элемент «Task/Executor/Organization/Econtact» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Name» 80

Элемент «Task/Executor/Organization/OfficialPerson/Official» 80

9........................................................................................................... Зона «Расширение». 80

Элемент «Expansion» 80

Элемент «Expansion/РК» 81

Элемент «Expansion/File» 81

Элемент «Expansion/File/EDS» 82

Элемент «Expansion/AdvFields» 82

Элемент «Expansion/Rubric» 82

Элемент «Expansion/AdvInfo» 82

Элемент «Expansion/EAddress» 83

10........................................................................................... Уведомление о регистрации. 83

10.1. Зона «Заголовок» уведомления о регистрации. 83

Элемент «Header» 83

10.2. Зона «Уведомление» уведомления о регистрации. 84

Элемент «Acknowledgement» 84

Элемент «Acknowledgement/RegNumer» 85

Элемент «Acknowledgement/AckResult» 85

1. Общие положения и область применения

Электронное сообщение, формируемое и обрабатываемое ведомственной СЭД в процессе электронного документооборота в рамках Единой СЭД, представляет собой паспорт РК и прикрепленные к РК файлы, если таковые есть. Ведомственной СЭД формируется квитанция (уведомление) о регистрации электронного документа, поступившего через ЦУ Единой СЭД посредством Подсистемы электронной почты и зарегистрированного в ведомственной СЭД.

В настоящем документе описаны структура паспорта РК и квитанции о регистрации, состав элементов и атрибутов. На форматы прикрепленных к РК файлов никаких ограничений не накладывается, вопросы работы с прикрепленными к РК файлами в настоящем документе не рассматриваются.

2. Термины и определения

В настоящем документе, помимо общеупотребительных, используются следующие термины и определения:

Адресат - организация или должностное лицо, либо гражданин, в адрес которого направлен документ.

Атрибут XML-документа - именованная уточняющая характеристика элемента XML. Состоит из пары «название»=«значение». Указывается при определении элемента XML в открывающем теге.

Входящий документ - документ, поступивший в текущую организацию из сторонней (внешней) организации.

Должностное лицо - сотрудник организации (ведомства), являющийся официальным участником документооборота - может быть адресатом документа, исполнителем документа, автором, контролером или исполнителем поручения, лицом, визирующим или подписывающим проект документа.

Заявитель - гражданин, являющийся автором документа - обращения.

Исполнитель - 1. Должностное лицо, подготовившее документ (проект документа).

2. Должностное лицо, назначенное исполнителем поручения по документу.

Исходящий документ - документ, созданный в текущей организации и направляемый внешнему адресату – организации или гражданину.

Корре спондент - организация или должностное лицо, от которого получен документ.

Обращение гражданина - документ, поступивший в текущую организацию от физического лица – гражданина.

Поручение - распоряжение, подлежащее исполнению.

Пункт документа - поручение, содержащееся в тексте документа.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер - реквизит документа, обозначающий номер (индекс) документа, задаваемый по правилам, принятым в зарегистрировавшей документ организации.

Храмцовская Наталья Александровна , ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International .

В настоящее время в Российской Федерации начали осуществляться такие крупные общегосударственные проекты, имеющие принципиальное значение для будущего страны, как построение «электронного правительства» и информационного общества. «Электронное правительство» - это на 90% электронный документооборот, и, кроме того, в обоих проектах большое значение придается улучшению взаимодействия различных ведомств при решении важнейших задач государственного управления, а также при оказании государственных услуг, особенно в электронном виде.

Реализация этих проектов, нацеленных на сохранение и укреплений Россией своих позиций в 21-м веке, невозможна без современного эффективного межведомственного взаимодействия. Межведомственное взаимодействие является ключевым элементом при решении задач повышения эффективности национальной экономики, укрепления военного и научно-технического потенциала, борьбы с терроризмом, повышения социальной и политической стабильности общества.

Именно поэтому программы налаживания межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ), документооборота (МЭДО) и т.д., обречены в конечном итоге на успех, несмотря на все неизбежные на этом пути проблемы и отдельные неудачи. Руководство страны также прекрасно понимает, что реализация всех многомиллиардных программ построения «информационного общества» начинается с эффективного многократного использования государственной информации.

Так, в Законе «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» уже предусмотрено, что вся необходимая для оказания государственной услуги информация, находящаяся в распоряжении государственных органов, будет передаваться ими друг другу самостоятельно - из этого информационного взаимодействия организации и граждане должны быть исключены. Эти положения вступают в силу с 1 июля 2011 года .

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

Статья 7. Требования к взаимодействию с заявителем

Органы … не вправе требовать от заявителя:

1) предоставления документов и информации …, предоставление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, …;

2) предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих … услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, … (вступает в силу 1 июля 2011 г.);

3) осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, … (вступает в силу 1 июля 2011 г.).

Текущее состояние дел

В 2009-2010 годах Правительством РФ принято несколько важных решений по организации межведомственного электронного взаимодействия. Это, прежде всего, следующие постановление Правительства:

· «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» (утв. постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754)

· «Технические требования к организации взаимодействия системы МЭДО с СЭД федеральных органов исполнительной власти» (утв. распоряжением Правительства РФ от 2 октября 2009 г. № 1403-р)

· «Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия» (утв. Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697)

Распоряжением Правительства РФ №1475-р от 15 октября 2009 г. в качестве единого национального оператора инфраструктуры электронного правительства выбрано ОАО «Ростелеком».

На заседании Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления 13 июля 2010 г. утвержден «Системный проект формирования в Российской Федерации инфраструктуры электронного правительства».

Эти решения пока что не привели к кардинальным сдвигам в решении задачи налаживания современного межведомственного документооборота. Помимо организационных проблем, требуется решить и целый ряд других вопросов. Министр связи и массовых коммуникаций РФ Игорь Щеголев, давая в апреле 2010 года интервью онлайн-газете iToday.ru, сетовал на то, что «в различных ведомствах и регионах программное обеспечение систем электронного документооборота разное, поэтому задача интегрировать документооборот - не из простых. Надо ведь обеспечить еще и сохранность информации, и есть очень серьезные требования к безопасности. Поэтому этот процесс не такой быстрый, как нам бы всем хотелось .»

Таким образом, сейчас в стране создаются две государственные системы межведомственного взаимодействия: МЭДО и СМЭВ, и эту работу курируют два разных ведомства (соответственно, Федеральная служба охраны и Минкомсвязи).

Система Межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

Проект создания системы МЭДО выполняется в течение нескольких лет, и уже достигнуты определенные результаты. На первом этапе проекта ставилась задача передачи документа, контроля срока его исполнения и получения ответа от ведомства. Сейчас начата пилотная стадия второго этапа, на котором планируется реализовать возможность контроля отравителем процесса прохождения документа в ведомстве-получателе.

Первоначально планировалось до конца 2010 года подключить к МЭДО все федеральные ведомства. Однако пока что подтверждающей это информации из государственных органов не поступало.

Анализ проекта МЭДО показывает, что основной его идеологии являются обеспечение взаимодействия разнородных систем путем преобразования форматов. Для передачи документов и их метаданных используется стандартный внутренний формат. Применение специальных шлюзов и адапторов позволяет существенно автоматизировать взаимодействие ведомственных СЭД с МЭДО. Всё это сейчас отрабатывается в тестовом режиме.

Использование защищенной электронной почты в качестве средства доставки сообщений МЭДО - на сегодняшний день самое оптимальное технологическое решение, но возможны и другие решения, например, помещение сообщений на некий сервер с онлайн доступом.

Взаимодействие на основе защищенной электронной почты в мире достаточно популярно, в первую очередь потому, что оно позволяет быстро создать работающую систему, использующую простые и понятные людям технологии, и имеющую достаточно большой потенциал для последующего развития. Очень важно, что система МЭДО уже заработала, и участники проекта почувствовали отдачу.

Компания «Электронные офисные системы» участвует в создании МЭДО с самого начала проекта. В частности, разработанный компанией адаптор к СЭД «Дело» функционирует уже в промышленном режиме.

Дальнейшее развитие МЭДО включено в государственную программу Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р). Среди Целевых индикаторов и показатели государственной программы есть и такой: «18. Доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота». К 2015 году планируется довести этот показатель до 70%.

Количество федеральных органов государственной власти, осуществляющих обмен электронными образами документов с использованием межведомственной системы электронного документооборота без дублирования на бумажном носителе (за исключением документов, создание которых в бумажном виде является обязательным) планируется довести до:

· 45 единиц - в 2011 году;

· 65 единиц - в 2012 году;

· 85 единиц - в 2013 году;

Доля безбумажного электронного документооборота в общем объеме документооборота:
10 процентов - в 2011 году;

· 20 процентов - в 2012 году;

Единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)

Согласно Постановлению Правительства, Минкомсвязи необходимо в трехмесячный срок запустить систему СМЭВ в эксплуатацию, утвердить технические требования к взаимодействию информационных систем в единой системе и обеспечить их публикацию на едином портале госуслуг.

Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (утв. Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697)

6. Основными функциями системы взаимодействия являются:

а) обеспечение передачи запросов, иных документов и сведений, необходимых для получения государственных и муниципальных услуг и поданных заявителями через единый портал, в подключенные к системе взаимодействия информационные системы органов и организаций, обязанных предоставить испрашиваемые государственные (муниципальные) услуги;

б) обеспечение обмена электронными сообщениями между органами и организациями, информационные системы которых подключены к системе взаимодействия, при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций;

в) обеспечение передачи на единый портал запросов, иных документов и сведений, обработанных в информационных системах органов и организаций, а также информации о ходе выполнения запросов о предоставлении государственных или муниципальных услуг и результатах их предоставления.

В новостях за 16 сентября 2010 г. пресс-служба Минкомсвязи сообщила: «В настоящее время СМЭВ успешно функционирует. В ближайшее время Минкомсвязи введет систему в промышленную эксплуатацию. Уже сейчас через нее оказываются приоритетные государственные услуги органов власти, определенные РПРФ №1555 и доступные через единый портал государственных услуг» . На этом победные реляции о СМЭВ закончились, и в течение двух месяцев никакой новой информации о ходе реализации проекта на федеральном уровне не поступало.

Развитие СМЭВ также включено в государственную программу Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р).

Перспективы развития межведомственного взаимодействия

Создаваемые ныне межведомственные системы в основном нацелены на автоматизацию существующей переписки между госорганами, которая идет между их высшими руководителями. Это необходимый и важный, но лишь первый робкий шаг вперед. Главной задачей, которую придется решать в ближайшее время, является «стыковка» ведомственных деловых процессов и ведомственных информационных инфраструктур.

Первым естественным этапом автоматизации является перевод с электронный вид существующего документооборота, включая многочисленные справки и сводки. Следующим этапом является отказ от этих справок, и переход на взаимодействие посредством коллективного оперативного использования общегосударственных информационных систем и ресурсов (регистров, реестров, баз данных и т.п.). Как и во взаимоотношениях с организациями и гражданами, справочную работу следует уже не автоматизировать, а делать ненужной и истреблять.

Стоит отметить, что сейчас на Западе (да и у нас в России тоже) начинает широко пропагандироваться внедрение в государственное управление идеологии, методов и технологий «веб 2.0», направленных на более широкое и часто неформальное взаимодействие государственных служащих как между собой, так и с «внешним миром», в том числе с использованием социальных сетей. На мой взгляд, к этой идее нужно относиться критически, поскольку такие методы работы подрывают существующую в организации субординацию, и не очевидно, что это во всех случая пойдёт на пользу. В то же время есть надежда на то, что «давление» этих идущих с Запада идей заставит наше государство постепенно уходить от жесткой «вертикали» в работе государственных ведомств, и больше делегировать полномочия на уровень руководителей среднего звена, предоставляя им, в том числе, и право внешней переписки в пределах этих полномочий.

Такой же эффект делегирования полномочий может иметь и более широкое применение workflow-средств для автоматизации деловых процессов в целом и работы с документами в частности.

Подобное широкое делегирование полномочий, как показывает зарубежный опыт, может существенно изменить методы работы с документами в государственных органах и структуру межведомственного взаимодействия. Чем шире будут делегироваться полномочия, тем в большей степени обязанности по управлению документами будут ложиться на самих руководителей (включая формирование дел и установление сроков хранения документов). Результатом станет сокращение численности персонала служб документационного обеспечения управления, причём из них в первую очередь будут «вымываться» специалисты среднего звена. В службе ДОУ останется небольшое число технических работников, и несколько высококвалифицированных специалистов в области управления документацией, которые будут выполнять управленческие функции по организации работы с документами в организации.

Таким образом, можно предположить, что в будущем межведомственное взаимодействие будет осуществляться не через переписку первых лиц ведомств, а преимущественно через совместное использование федеральных реестров, а также через прямое взаимодействие руководителей среднего звена и исполнителей. Это самым существенным образом повлияет и на требования к системам, поддерживающим межведомственное взаимодействие, да и на требования к ведомственным СЭД.

Перспективы развития электронного документооборота

Как на этом фоне выглядят перспективы развития нашей сферы деятельности – электронного делопроизводства и документооборота?

На практике используется два основных подхода к организации электронного документооборота между ведомствами:

· Государственные органы работают в одной системе или применяют однотипные системы одного производителя. Это наиболее эффективный вариант, и уже есть опыт его применения в ряде российских регионов.

· Каждое ведомство использует собственную систему или системы, взаимодействие которые обеспечивается за счет соблюдения ряда стандартов, а также применения переходников/адапторов.

В нашем случае придется идти более трудоемким и рискованным вторым путем - стыковать разношерстные системы различных ведомств, поскольку снести всё, что уже накоплено ведомствами, и заменить на что-то новое, - и слишком дорого, и чревато параличом деятельности соответствующих государственных органов. Кроме того, придётся ещё и учитывать неодинаковый уровень и возможности ведомств.

Для такой «стыковки» необходимы единые правила взаимодействия, которые должно разработать государство. «В противном случае развитие информационных ресурсов органов власти будет осуществляться по принципам, определяемым их разработчиками, что повлечёт за собой невозможность данных систем обмениваться информацией, их несовместимость на федеральном и региональном уровне». Необходимо также: «… определение единых правил информационного взаимодействия в электронном виде между федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления; унификация и интеграция используемых систем» .

В Государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 — 2020 годы) (утв. Распоряжение Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р) указывается, что «интеграция систем электронного документооборота органов государственной власти» буде вестись «на основе единого стандарта», - правда, не уточнено, какого именно.

Возможно, для России хорошей моделью, на которую можно было ориентироваться, могла бы стать, например, австрийская схема электронного документооборота и межведомственного взаимодействия, в которой применяется стандартизированный контейнерный формат для хранения и передачи документов. Формат стандартизирован на пяти уровнях: от элементарного, который поддерживает простейшую пересылку документа и его метаданных (например, по электронной почте) - и до наивысшего уровня, когда вместе с документом или группой документов передается и вся информация, необходимая для продолжения соответствующих деловых процессов.

Государственной программой Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 20 октября 2010 г. № 1815-р) предусмотрено дальнейшее развитие законодательно-нормативной базы электронного документооборота. Среди «Основных мер правового регулирования, направленные на достижение цели и (или) конечных результатов государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)» (Приложение №8) предусмотрены:

· Разработка проекта федерального закона, регламентирующего вопросы создания и использования электронных документов, образующихся при осуществлении органами государственной власти и органами местного самоуправления административных процедур с использованием информационных технологий (Минкомсвязь России, Минэкономразвития России),

· Внесение изменений в отдельные нормативные правовые акты в целях обеспечения расширения внедрения электронного документооборота в работу органов государственной власти (ФСО России, заинтересованные федеральные органы исполнительной власти).

Стандартизация в области межведомственного взаимодействия

Хотелось бы отметить, что компания «ЭОС» вопросам стандартизации уделяет большое внимание. Компания стала базовой организацией для деятельности подкомитета ПК6 (в составе технического комитета ТК459) – одного из двух в структуре Росстандарта, занимающихся вопросами управления документами. В подкомитете ведутся, в том числе, работы по стандартизации форматов обмена документами, и совсем недавно получил статус национального стандарта известный стандарт Гильдии – теперь это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Однако данное направление работы было бы желательно усилить, в первую очередь за счёт более активного участия в этой работе как разработчиков ПО, так и заинтересованных государственных органов. ПК6 – это та площадка, в рамках которой вполне реально организовать разработку сбалансированных стандартов, учитывающих интересы как государства, так и бизнеса.

Как мне кажется, спустя непродолжительное время всё-таки будут разработаны обязательные требования к СЭД, закупаемым государственными учреждениями, и, вероятно, будет создана система сертификации СЭД на соответствие таким требованиям. Такая практика существует в США, всё шире распространяется в Евросоюзе, о введении таких требовании уже говорят и в Украине.

Если говорить о текущем положении дел в мире в области требований к СЭД, то ситуация здесь довольно запутанная. Европейские типовые требования к системам управления электронными документами MoReq2 оказались сложными для сертификации, хотя никто не отрицает высокое качество этого документа. Из-за этого DLM-форум (спонсируемая Еврокомиссией организация, курирующая проект MoReq) инициировал создание нового варианта - MoReq2010, публикация которого планируется на начало 2011 года. Существуют также конкурирующие требования Международного Совета Архивов, являющиеся «перепевом» наработок в этой области 2001-2002 гг., которые в настоящее время завершают процесс стандартизации в ИСО и скоро получат статус международного стандарта. Так что у России есть возможность выбрать тот документ, на которые мы могли бы в дальнейшем опереться при разработке своего национального стандарта.

Заслуживает внимание и вопрос о работе с грифованной информацией, который пора уже решать, в том числе и путем разработки соответствующих дополнительных требований к СЭД и их использованию – как это сделано, например, в США.

Мы считаем, что заслуживает внимания разработка средств, упрощающая использование сложных технологий, на которых строится применение ЭЦП и инфраструктура открытых ключей.

Необходимо также не забывать и о ещё одном специфическом виде межведомственного взаимодействия – о взаимодействии с ведомственными и государственными архивами. Создание электронных архивов - очень сложная задача, однако без них невозможно использовать изначально электронные документы длительного и постоянного срока хранения (и, как следствие, оказание услуг в чисто электронном виде). Придется отказаться и от отношения к архивам, как к «кладбищам» ненужных документов, поскольку перевод архивной информации в электронный вид превращает архив в ценный ресурс, активно используемый в оперативной работе. Архивы постепенно будут превращаться в информационные центры, роль которых будет соизмерима с федеральными реестрами. Для обеспечения взаимодействия с ними требуются дополнительные усилия по стандартизации, прежде всего:

Стандартизация форматов, пригодных для длительного хранения информации и документов, и их обязательное использование при создании документов длительного и постоянного срока хранения;

Стандартизация метаданных документов, в том числе тех, которые необходимы архивам для обеспечения их долговременной сохранности, для понимания контекста создания и для поиска;

Стандартизация методов среднесрочного и долговременного хранения документов, подписанных ЭЦП.

В этой связи стоит задуматься об использовании немецкой идеи создания двухуровневой системы архивного хранения документов государственных органов, включающей:

Объединенный (промежуточный) архив для ведомственного хранения государственных электронных документов, когда основной контроль над документами осуществляют сами ведомства, но у архивистов есть возможность проводить работы, необходимые для обеспечения длительной сохранности документов, а также экспертизу ценности.

Государственный электронный архив, куда, по итогам экспертизы ценности, передаются из «промежуточного» архива на постоянное хранение наиболее ценные документы министерств и ведомств.

Хотелось бы обратить внимание ещё на один важный момент: поскольку в межведомственном документообороте значительная часть документов является документами длительного и постоянного срока хранения, то, переходя на современные технологии, ни в коем случае нельзя забывать о существующих проблемах с обеспечением сохранности юридически значимых электронных документов. И хотя использование электронных подлинников или заверенных электронных копий бумажных документов полностью оправдано для ускорения и автоматизации оперативной работы, в ряде случаев полезно также изготовлять и сохранять бумажные подлинники или дубликаты этих же документов. Чрезмерное, непродуманное увлечение «электронизацией» может иметь тяжёлые последствия, в первую очередь связанные с риском невозможности доказать целостность и аутентичность документов спустя длительное время после их создания.

Заключение

Конечно, пока что проекты межведомственного электронного взаимодействия напоминают первые весенние ручейки, - это первые робкие шаги в нужном направлении. Однако очень скоро эти ручейки превратятся в полноводные реки. Работа предстоит большая, и её хватит на всех - и тем, кто создает и продает информационные системы для работы со структурированной информацией, и тем, кто поставляет программное обеспечение для межведомственного обмена неструктурированной и слабоструктурированной информацией.

Коммерческим структурам нужно активнее участвовать в этом процессе (МЭДО, шлюзы, стандартизация и т.п.), и не ждать, пока «грянет гром». Необходимо тесное сотрудничество государства и бизнеса, прежде всего в разработке требований к СЭД и других стандартов, поскольку у государства для самостоятельной подготовки таких документов не хватает специалистов-аналитиков высшего. Бизнес, в свою очередь, заинтересован в таком сотрудничестве с тем, чтобы выпускаемые стандарты не только не мешали, но и способствовали нормальной коммерческой деятельности.

По мере создания систем МЭДО идет ломка определенных стереотипов. Это процесс достаточно длительный и нелёгкий. Можно понять высказываемое рядом коллег недовольство темпами этого движения вперед, но, как мне кажется, темп взят правильный, поскольку люди в одночасье перестроиться не могут, и в тех же США процесс перехода на электронные методы работы занял около 10 лет. Да и изменение соответствующей законодательно-нормативной базы – не менее сложный и болезненный процесс. Поэтому менять технологии работы надо обдуманно, помня, что мы переходим не к чисто электронному, а к смешанному документообороту, и что бумажные документы (хотя их количество и будет сокращаться) предстоит использовать ещё очень долгое время.